A gestão de riscos é uma disciplina essencial na condução de projetos de Tecnologia da Informação (TI). Sua importância cresce em ambientes marcados por volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade — o chamado mundo VUCA.  

Projetos de TI apresentam características únicas que os tornam especialmente suscetíveis a riscos. A intangibilidade das entregas, a dependência de requisitos bem definidos, a constante evolução tecnológica e a diversidade de interpretações entre os envolvidos criam um ambiente propício a eventos inesperados.  

Além disso, o ciclo de vida dos projetos de TI costuma ser curto e intenso, com prazos apertados e expectativas elevadas. Nesse contexto, a gestão de riscos não deve ser tratada como uma etapa isolada, mas como um processo contínuo, integrado à gestão do projeto desde o seu início até a sua conclusão. 

Na iT.eam, essa prática é considerada um dos pilares estratégicos da execução de projetos, incorporada à cultura organizacional e ao mindset dos times. Um dos elementos que sustentam essa abordagem é o PMO (Project Management Office)  estruturado da empresa, que atua como guardião dos padrões, modelos e processos, promovendo consistência e excelência na gestão de projetos.  

Nossa experiência abrange projetos de implantação de software de gestão de ativos empresariais (EAM – Enterprise Asset Management), cibersegurança e governança. A partir disso, vamos apresentar a abordagem que adotamos na gestão de riscos, destacando práticas que vão além do modelo tradicional e que contribuem diretamente para o sucesso dos projetos. 

Também vamos discutir estratégias para identificação, análise e mitigação de riscos. Tudo isso com foco na adaptação contínua, na escuta ativa dos stakeholders e na transformação da gestão de riscos em um ativo estratégico. E, claro, o papel do PMO, que oferece suporte metodológico e garante consistência na aplicação de padrões processos, também será abordado. Continue a leitura! 

A natureza dos projetos na iT.eam 

Na iT.eam, os projetos de TI envolvem soluções e serviços nas áreas de Security — focada na segurança digital — e EAM — voltada para a gestão de ativos empresariais. Esses projetos abrangem desde o desenho da solução personalizada conforme as necessidades do cliente, passando pela documentação técnica e funcional das entregas previstas, até a execução prática, que inclui desenvolvimento, testes, treinamentos e configurações. 

Em projetos de gestão de ativos, o software frequentemente precisa ser implantado, customizado, integrado, migrado e/ou convertido para atender às necessidades específicas do cliente. Isso exige uma compreensão profunda dos processos internos da organização, bem como uma capacidade de adaptação às suas particularidades. Já em projetos de cibersegurança, o foco está na adequação técnica e na proteção do ambiente contra ameaças, vulnerabilidades e ataques. Esses projetos demandam atenção constante às atualizações de segurança, conformidade com normas e regulamentações, e resposta rápida a incidentes. 

Além disso, a iT.eam conduz projetos de implantação de padrões de governança, como os baseados nos controles do CIS (Center for Internet Security), na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e em frameworks como ISO 27001 e PCN (Plano de Continuidade de Negócio de TI, ISO 27031). Esses projetos exigem uma abordagem multidisciplinar, envolvendo áreas jurídicas, técnicas e operacionais, e são altamente sensíveis a mudanças regulatórias e culturais. 

O ambiente VUCA e a Gestão de Riscos 

Projetos de TI operam em ambientes VUCA, caracterizados por: 

• Volatilidade: mudanças rápidas e imprevisíveis, como atualizações tecnológicas, alterações de escopo ou mudanças na equipe. 
• Incerteza: ausência de dados suficientes para decisões assertivas, especialmente em projetos inovadores ou com tecnologias emergentes. 
• Complexidade: múltiplos fatores interdependentes, como integração de sistemas, dependência de fornecedores e coordenação entre diferentes áreas. 
• Ambiguidade: interpretações diversas sobre o mesmo tema, o que pode gerar conflitos de entendimento entre stakeholders. 

Essas características exigem uma abordagem de gestão de riscos que seja dinâmica, adaptativa e centrada na realidade do projeto em cada fase. A previsibilidade torna-se um desafio constante, e a capacidade de antecipar cenários, reagir rapidamente e ajustar o plano de ação é fundamental para o sucesso. 

Na iT.eam, reconhecemos que o ambiente VUCA não é uma exceção, mas a regra. Por isso, nossos projetos são estruturados para operar com flexibilidade, permitindo ajustes contínuos e decisões baseadas em evidências e percepções atualizadas. 

O papel do PMO na Gestão de Riscos 

Um dos grandes diferenciais da iT.eam é a existência de um PMO (Project Management Office) estruturado, que atua como centro de excelência em gestão de projetos. O PMO é responsável por definir, manter e evoluir os padrões, modelos e processos utilizados nos projetos, garantindo consistência metodológica e alinhamento estratégico. 

Na gestão de riscos, o PMO desempenha um papel fundamental ao fornecer: 

• Modelos de matriz de riscos adaptados aos diferentes tipos de projeto. 
• Templates de planos de mitigação e planos de contingência. 
• Diretrizes para análise de impacto e probabilidade, com critérios objetivos. 
• Ferramentas de monitoramento e controle, integradas aos sistemas de gestão. 
• Capacitação contínua dos gerentes de projeto, com foco em práticas ágeis e adaptativas. 
• Processo Estruturado de Implantação, garante padronização, visibilidade e controle dos processos, facilitando a identificação de riscos e a definição de ações preventivas. 

Além disso, o PMO realiza auditorias internas, revisões periódicas dos riscos e promove sessões de lições aprendidas, que alimentam a base de conhecimento da organização. Essa estrutura permite que a gestão de riscos seja aplicada de forma consistente, mesmo em projetos com diferentes escopos, clientes e equipes. 

O processo estruturado BPM na Gestão de Riscos da iT.eam 

A iT.eam adota uma abordagem estruturada para a implantação de serviços e soluções de TI. Apoiada por um processo definido e modelado através de uma suíte de Business Process Management (BPM), a prática utiliza a notação BPMN 2.0, com funcionalidades estendidas voltadas para negócios. Essa estrutura não apenas garante consistência e eficiência na execução dos projetos, como também se revela um componente estratégico na gestão de riscos. 

Por meio desta modelagem, a iT.eam mapeou detalhadamente seus processos de implantação, criando uma representação visual clara e compartilhável das etapas envolvidas nos projetos de implantação. A modelagem intuitiva e acelerada permite que mesmo usuários não especialistas absorvam de forma rápida e padronizada o processo. E a visibilidade ampliada dos processos — com a criação de um “gêmeo digital” da organização — oferece aos stakeholders uma visão integrada das interdependências operacionais, ajudando a eliminar redundâncias e antecipar falhas. 

A gestão de riscos é diretamente beneficiada pela capacidade da ferramenta de fornecer um processo padronizado, modelos de identificação e controles de riscos e controles dentro dos próprios modelos BPMN. Isso permite que os riscos sejam vinculados a etapas específicas do processo, facilitando a rastreabilidade, o monitoramento e a mitigação proativa. Além disso, os recursos de versionamento automático e controle de liberação garantem que todos os envolvidos trabalhem com informações atualizadas e aprovadas, o que é essencial para atender exigências de qualidade. 

A colaboração entre áreas também é potencializada pela plataforma, promovendo comunicação fluida e gestão compartilhada dos processos. Essa integração facilita a disseminação do processo entre todos os envolvidos no projeto. 

Por fim, o suporte ao ciclo completo de BPM — do desenho à otimização — oferece à iT.eam uma base sólida para melhoria contínua. A estruturação dos processos não apenas organiza a execução dos projetos, mas transforma a gestão de riscos em uma prática sistemática, transparente e alinhada aos objetivos estratégicos da organização. 

A matriz de riscos como ativo estratégico 

A iT.eam desenvolveu, ao longo dos anos, uma matriz de riscos baseada em experiências anteriores. Este ativo permite identificar riscos recorrentes, aplicar lições aprendidas e antecipar problemas com base em padrões históricos. A base é alimentada continuamente com dados de projetos concluídos, feedbacks de clientes e análises pós-implementação. 

Embora valiosa, a matriz de riscos é apenas o ponto de partida. O diferencial está em transformar a gestão do projeto em uma gestão orientada por riscos, com ações práticas e contextualizadas.  

Isso significa que cada projeto é analisado em sua singularidade. Assim como os riscos, os quais são tratados de forma personalizada, considerando o perfil do cliente, o tipo de solução, o ambiente operacional e os objetivos estratégicos. 

A matriz também serve como ferramenta de comunicação entre os times, permitindo que todos tenham uma visão clara dos riscos envolvidos e das estratégias de mitigação adotadas. Essa transparência fortalece a colaboração e aumenta o comprometimento dos envolvidos. 

Gestão de Riscos na prática 

A abordagem da iT.eam se distancia do modelo tradicional, que tende a burocratizar o processo. Em vez de apenas mapear e monitorar riscos, os gerentes de projeto atuam de forma proativa, mantendo diálogo constante com os stakeholders. A gestão de riscos é incorporada às reuniões de status, aos rituais ágeis e aos checkpoints estratégicos. 

Por exemplo, em um projeto onde o cliente terá uma auditoria externa, o risco de indisponibilidade da equipe é inevitável. A solução está em replanejar o cronograma, antecipando ou postergando atividades para minimizar o impacto. Outro exemplo é a identificação de riscos relacionados à infraestrutura do cliente, como instabilidades na rede ou limitações de hardware, que podem comprometer testes e validações. Nesses casos, a equipe propõe soluções alternativas, como ambientes simulados ou testes em horários alternativos. 

A gestão de riscos também envolve a criação de planos de contingência, definição de responsáveis e monitoramento de indicadores. A ideia é transformar o risco em oportunidade de melhoria, aprendizado e inovação. 

A escuta ativa como ferramenta de identificação 

A forma como os riscos são abordados com o cliente influencia diretamente na qualidade das informações obtidas. Perguntas genéricas como “Você identifica algum risco?” tendem a gerar respostas superficiais. Já perguntas como “O que está te preocupando neste momento? Há algo que possa impactar o projeto nas próximas semanas?” convidam à reflexão e revelam riscos que não estavam evidentes no início do projeto. 

Essa técnica permite identificar eventos externos que não estavam previstos, como viagens não planejadas, eventos sazonais, mudanças operacionais, fusões empresariais ou até mesmo questões pessoais que afetam a disponibilidade dos envolvidos. A escuta ativa cria um ambiente de confiança, onde o cliente se sente confortável para compartilhar preocupações e expectativas. 

Além disso, a escuta ativa é aplicada internamente, entre os membros da equipe. Reuniões de retrospectiva, sessões de feedback e conversas informais são oportunidades para identificar riscos operacionais, como sobrecarga de trabalho, falta de alinhamento ou dificuldades técnicas. 

A dinâmica dos riscos ao longo do projeto 

No início do projeto, ainda não há uma percepção clara da dinâmica entre os times, da performance nas atividades ou dos desafios técnicos. Por isso, é fundamental que a gestão de riscos seja revisitada continuamente, adaptando-se ao contexto atual.  

Projetos de TI exigem agilidade, flexibilidade e capacidade de adaptação. A gestão de riscos deve acompanhar essa dinâmica, sendo ajustada conforme novas informações surgem e o projeto evolui. 

Na prática, isso significa que os riscos identificados na fase de planejamento podem se transformar, desaparecer ou dar lugar a novos riscos durante a execução. A matriz de riscos é atualizada periodicamente, e os planos de ação são revistos com base em indicadores impacto dos riscos, feedbacks dos stakeholders e mudanças no escopo. 

Essa abordagem evita a cristalização de planos obsoletos e permite que a equipe esteja sempre preparada para lidar com o inesperado. A gestão de riscos torna-se, assim, um processo vivo, que respira junto com o projeto. 

Conclusão 

A gestão de riscos na iT.eam é mais do que uma prática recomendada — é uma filosofia de trabalho. Ao integrar a escuta ativa, um processo estruturado, a adaptação contínua e o uso de ativos estratégicos como a matriz de riscos, conseguimos transformar projetos frágeis em iniciativas resilientes e bem-sucedidas. Em um cenário VUCA, onde a imprevisibilidade é regra, a gestão de riscos deixa de ser uma formalidade e passa a ser o principal instrumento de proteção, planejamento e entrega de valor.

Ao se valer de um processo estruturado de implantação de serviços e soluções, modelado com BPMN, a iT.eam garante padronização, visibilidade e controle dos processos. Dessa forma, é facilitada a identificação de riscos e a definição de ações preventivas. 

Essa abordagem permite que os projetos da iT.eam não apenas enfrentem os desafios, mas prosperem diante deles. A gestão de riscos torna-se um diferencial competitivo, capaz de gerar confiança, reduzir custos, aumentar a qualidade das entregas e fortalecer o relacionamento com os clientes. Em última instância, ela contribui para a construção de uma cultura organizacional orientada à excelência, à inovação e à sustentabilidade. 

Quer fortalecer seus projetos de TI e elevar a maturidade da sua operação? Entre em contato com a iT.eam para contar com uma gestão de riscos que pode transformar seus desafios em resultados estratégicos!